כלי לתכנון חודש אופטימלי מטרה שלנו כמנהלים היא ליצור ארגון שחי בזכות עצמו ומתנהל בהיעדרנו, אך לפי הערכים וסדר העדיפויות שהנחלנו. אחד הדברים המרכזיים שמקדמים ומשמרים תהליכי הקמה ושינוי הוא שגרות ומנגנונים קבועים. ככל שהם מתקיימים באופן עקבי לאורך זמן, הם ההופכים לחלק מדרך העבודה של הארגון וממשיכים להתקיים גם בהיעדרנו. הדרך הכי טובה ליצור שגרות חזקות היא לשלב אותן בלו"ז קבוע, שתוכנן מראש. מניסיון של שנים רבות אני יודעת שמה שלא קיים בלו"ז פשוט לא יקרה. לכן, הכלי המרכזי למימוש החזון שלנו ולעמידה ביעדים שהגדרנו הוא לתכנן מראש חודש אופטימלי, שמשלב את האבנים הגדולות שלנו. כלומר, חודש שמייצג את הדרך שבה היינו רוצים לנהל את הזמן והאנרגיה שלנו. איך עושים את זה קודם כל מכניסים את החיים האישיים: זמן עם המשפחה, זמן זוגי, ספורט, טיפולים, חוגים, אירועים אישיים, ימים שבהם מגיעים מאוחר יותר או יוצאים מוקדם וזמן אישי שרוצים לשמור עליו. אחר כך משלבים את ההיבט המקצועי: פגישות וישיבות חוזרות בנושאים שחשוב לנו לקדם (ישיבת צוות, ועדת היגוי, שולחן עגול עם שותפים ועוד). מומלץ לחשוב על כל הפגישות ושגרות הניהול שצריכות להתקיים, הפורומים שבהם חשוב לנו להשתתף, זמן למידה, ביקורים, עבודה עצמית ולחשיבה, ומנגנונים נוספים שחשוב לנו להכניס לשגרה. מדייקים בהתאם לערכים ולסדרי העדיפויות שלנו: מה חייב לקבל מקום קבוע, מה יכול להתקיים בתדירות נמוכה יותר, על מה אפשר לוותר ואיפה צריך להגן מראש על הזמן לפני שהיומן מתמלא. המטרה לראות את הכול יחד על דף אחד ולבדוק האם הדרך שבה אנחנו מתכננים את הזמן שלנו באמת מאפשרת לנו לקיים את הדברים שהגדרנו כחשובים. לפעמים מגלים שהכנסנו יותר שגרות ממה שחודש אחד יכול להכיל. לפעמים רואים שאין כמעט זמן לעבודה עצמית. ולפעמים מגלים שהדברים האישיים שאנחנו אומרים שחשובים לנו בכלל לא קיבלו מקום ביומן. מתי הכי נכון לעשות את התרגיל אני ממליצה לעשות את התרגיל לפני שמתחילים לתכנן את החודש הבא, ורק אחר כך להשוות אותו ליומן האמיתי.
הבסיס למימוש החזון הוא מיקוד האנרגיה במה שמקדם אותנו. זה בדיוק ההבדל בין להיות עסוקים לבין להיות אפקטיביים. לשם כך, קודם צריך להבין על מה הולכת האנרגיה שלנו היום.